Cégműködtetés Excel táblákkal?

A táblázatkezelés a számítógépek megjelenése óta fontos szerepet töltött be a hatékony cégműködtetésben. A Microsoft Windows 1987 és 2013 között 15 Excel főverziót adott ki.

Az üzleti információk számítógépes listákba (Excel táblákba) gyűjtése kezdetben áldás, de később egyre nagyobb átok is lehet, mert minél részletesebb, komplexebb egy Excel nyilvántartás, annál körülményesebb a vezetése. 

Az Excel táblák vezetésével megbízott munkatársak jól ismerik az alábbi problémákat:

• egyre nehezebb eligazodni a táblák "erdejében", mely adat hol található? (mely táblázat, mely munkalapjának, milyen szűrésében?) egy idő után már csak egy munkatárs ismeri ki magát egy ilyen nyilvántartásban

• ha többen használják, akkor nehéz követni, ellenőrizni, hogy mit, mikor módosított?

• egy-egy információt több listába is be kell jegyezni ahhoz, hogy a nyilvántartás teljes körű legyen

• de még ennél is komplikáltabb helyzetet okoz, ha bizonyos adatokat "lista a listában" (pl. megrendelések - rendelési tételek) összefüggésben kellene eltárolni.

Ezen problémák feloldására vannak (rész)megoldások az Excel keretein belül is, de előbb-utóbb minden cég esetén meghaladja az Excel kereteit és fokozódó zavart okoz, hátráltatja  a nyugodt, hatékony munkavégzést.

Ezen előzmények hívták életre az adatbázis alapú, kifejezetten nyilvántartásra fejlesztett rendszereket, amelyek jelentős szakértelmet és anyagi ráfordítást igényelnek, ezért kisvállalkozások számára korábban nem jelentettek alternatívát az Excel nyilvántartáshoz képest.

A webböngészőből elérhető táblázat kezelés minden vállalkozás számára kiváló lehetőség a korszerű, adatbázis alapú nyilvántartások felé történő előrelépéshez.

Kezdetben kérdéses volt, hogy piacon tud-e maradni egy az Excelnél szűkösebb függvénykínálattal bíró alternatíva. Mára bebizonyosodott, hogy amiben a felhő alapú táblázatkezelés gyenge, az egyre kevésbé lényeges, viszont felértékelődött mindaz, amiben a felhő alapú táblázatkezelés erősebb a számítógépre telepített Excelnél.

Ezen megállapítást kiválóan igazolja, hogy 2017-ben maga a Microsoft is piacra hozta felhő alapú táblázatkezelőjét a konkurens felhő alapú táblázatkezelőkhöz hasonló, egyszerűsített funkcionalitással.

A Gmail fiókokból is elérhető, ingyenes Google Sheets 2012-es megjelenése óta folyamatosan fejlődik, az egyik piacvezető felhő alapú táblázatkezelő, ami megoldást kínál számos, az Excel-nél tapasztalt problémára:

• több munkatárs egyszerre dolgozhat benne

• egyszerűen követhetők, visszaállíthatók a korábbi változatok

• mobiltelefonon és tableten is megjeleníthető,

• összekapcsolható más, felhő alapú szolgáltatásokkal, 

• akár korszerű nyilvántartó rendszerek adatbázisaként is hasznosítható

A Google Sheets-ben kialakított nyilvántartás, rendkívül egyszerűen "költöztethető" adatbázisalapú nyilvántartó rendszerekbe, akár úgy, hogy az ilyen rendszer adatbázisaként továbbra is elérhetőek maradhatnak.

A Google Sheets-ben egyszerűen kialakíthatók a mindennapi üzleti munkában hasznos funkciók:

• automatizált ajánlat ill. bizonylatkészítés

• hírlevélküldés

• adatbekérés Google Form űrlapról

• Google naptár, gmail integrációval mini nyilvántartóként is alkalmazható

Az internet elterjedésével és fejlődésével kialakult az erőforrások megosztásán alapuló működési modell cégmérettől és földrajzi elhelyezkedéstől függetlenül szinte bárki számára elérhető hozzáférést kínál a legkorszerűbb, korábban jelentős beruházást és magasan képzett szakemberállományt igénylő megoldásokhoz.

Az (adat)felhőben elérhető szolgáltatásokkal egyre többet találkozhatunk a mindennapok során

• számítógépre telepített Photoshop helyett webböngészőből elérhető képszerkesztő

• számítógépre telepített számlázó program helyett webböngészőből elérhető számlázó

5-10 évvel ezelőtt az üzleti nyilvántartó rendszereknek is kialakult az (adat)felhő alapú generációja, ami előrelépést hozott a korábbi Excel táblás nyilvántartásokhoz képest.

Ezek a jellemzően felhasználónként havonta fizetendő szolgáltatások kezdetben önmagukban működő, zárt megoldások voltak, viszonylag merev kereteket biztosítva a felhasználóknak.
Ha pont annyi, pont úgy kell egy felhasználónak, amit a rendszer kínál, akkor nagyon előnyös, de ha egy kis mértékben is eltér az igény, akkor egy pillanat alatt a régi fejlesztési időkből "megszokott" elhúzódó, költséges folyamatokba ütközik a felhasználó.

Egy cég működése annál gyorsabb, pontosabb, minél hatékonyabban információ áramlás a munkatársak között.

A sikeres cégműködésben egyre nagyobb szerephez jutnak a nem számítógép előtt ülő munkatársakkal történő hatékony kapcsolattartás, mert ma már technikailag egyszerűen megoldható

• a cégközpontban (irodában) előálló infók mobil elérése

• a cégközpont (iroda) számára fontos infók bekérése, beküldése mobilról

Általános szabály, hogy minél több idő telik el egy a cégműködést érintő információ nyilvántartó rendszerbe kerülése (digitális érkeztetése) között, annál nagyobb a kockázata a hibás működésnek.

Mobilinternetet és okos-telefonokkat ma már mindenki használt. A magyar kisvállalkozások körében is bevett gyakorlat, hogy munkatársak egy-egy belső chat csatornán egyeztetnek a nem irodai kollégákkal.

A nyilvántartó rendszereket fejlesztő cégek jónéhány éve az asztali számítógépeken bevált, de a mobiltelefonokon futó alkalmazásokra teljesen más ergonómiai szabályok érvényesek, ezért az esetek döntő többségében nem sikeresek a hagyományos asztali rendszerek mobilalkalmazásai.

Az igazi átütő sikert azok az ún. "mobile first" szemlélettel felépített rendszerek hozták el, ahol "az első kapavágástól" kezdődően kiemelt, elsődleges fejlesztési szempont volt a mobil megjelenítés és használhatóság.

Teljesen természetes, hogy a vállalkozások érzékenyek a költségeikre.

Pont ezért kulcsjelentőségű, hogy miként alakítja, hangolja össze a vállalkozás az emberi és az IT erőforrásait.

Általános szabály, hogy amit a (számító)gép el tud végezni, azt pontosabban, gyorsabban és olcsóbban hajtja végre, mint egy ember. Különösen igaz ez az adminisztratív tevékenységekre.

Megfelelő cégnyilvántartó és információs környezet kialakításával jelentős piaci előny érhető el akkor, ha egy vállalkozás

• minél egyszerűbb, olcsóbb, de univerzálisan használható informatikai eszközöket alkalmaz

• minél inkább kiterjeszti nyilvántartó hálóját (rendszerét) az összes munkatársára (a nem irodaiakra is).

• minél jobban elsajátítja a digitális technológia által kínált hatékonyságnövelő lehetőségeket (nem kell programozni, de nem éri meg az adminisztrációra emberi erőforrást pazarolni).

A technológia fejlődésének új korszakhatárát töri át a mesterséges intelligencia, ami minden korábbinál magasabb szintű működési hatékonyságot hoz minden vállalkozásnak. Az alapok a digitalizáció, adatnyilvántartás rendszerbe rendezése kiváló előkészítés a működési folyamatok (akár mesterséges intelligencia által történő) optimalizálásához.